Документы грузоотправителя

Документы грузоотправителя

Грузоперевозки должны сопровождаться специальной документацией. Корректно оформленные бумаги подтверждают легальность перевозки груза, определяют условия и стоимость транспортировки и регулируют отношения между участниками логистического процесса. Кроме того, сопроводительные документы, фиксирующие перемещение товара от продавца к покупателю, могут быть использованы для бухгалтерского и статистического учёта обеих сторон.

В статье расскажем об основных документах, необходимых при транспортировке груза, и разберёмся, какие из них обязан оформлять и использовать грузоотправитель.

Перечень основных сопроводительных документов при автомобильных грузоперевозках

Полный перечень документов, которые должны быть у водителя на руках в процессе грузоперевозки, определяется особенностями транспортируемого груза. Однако существуют такие документы, без которых ни одна коммерческая грузоперевозка не может быть реализована на территории РФ. К ним относятся:

• водительское удостоверение (категория должна соответствовать типу транспортного средства);
• товарно-транспортная накладная по форме 1-Т либо транспортная накладная совместно с формой ТОРГ-12;
• путевой лист;
• договор, заключённый между перевозчиком и грузоотправителем или грузополучателем (если в процесс грузоперевозки вовлечена транспортная компания).

Товарно-транспортная накладная (ТТН) на бланке 1-Т считается основным документом, подтверждающим законность грузоперевозки и отражающим полную картину происходящего товарооборота. ТТН содержит всю необходимую информацию о товаре и позволяет проводить его списание у продавца и приёмку у получателя без обращения к дополнительной документации. Кроме того, накладная 1-Т фиксирует все детали транспортировки груза и ведёт учёт проделанной работы перевозчика, таким образом, с её помощью участники грузоперевозки соблюдают порядок оплаты транспортных услуг.

Однако с 1 марта 2022 возможно оформление другого документа взамен ТТН — транспортной накладной (или ТН). Её форма и порядок применения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200. ТН и ТТН не являются в полной мере взаимозаменяемыми. Как видно из названия, транспортная накладная может «отвечать» исключительно за процесс перевозки. В её составе нет разделов, посвящённых товарам, поэтому её нельзя использовать для их списания и оприходования. Данные функции возлагаются на другой документ — товарную накладную по форме ТОРГ-12, которая в обязательном порядке должна сопровождать транспортную накладную в процессе документооборота.

Важно отметить, что накладная ТОРГ-12 предназначена только для грузоотправителя и грузополучателя, водителю не обязательно иметь её при себе и предъявлять при проверке на дороге. Поэтому участники товарооборота могут обмениваться этой накладной непосредственно между собой, не оформляя отдельный экземпляр для транспортной компании.

Из-за того, что законом разрешено применение как транспортной, так и товарно-транспортной накладной, нередко возникает путаница с их оформлением. Подробно о различиях ТН и ТТН мы рассказываем в этом материале.

Ещё один обязательный сопроводительный документ — путевой лист — оформляется тем участником, который непосредственно осуществляет перевозку груза. Это может быть как сам грузоотправитель, так и привлечённая компания-перевозчик.

В путевом листе отображается информация о транспорте и его техническом контроле, о характеристиках груза, маршруте, особенностях перевозки, а также о водителе и пройденных им медосмотрах. С помощью этого документа производятся итоговые расчёты затрат, связанных с перевозкой: заработная плата водителю, расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и т.д. Кроме того, путевой лист подтверждает законность перевозки груза с привлечением указанного водителя и транспортного средства, поэтому работники ДПС вправе запросить этот документ в ходе проверки на дороге.

При привлечении компании перевозчика в обязательном порядке оформляется договор перевозки груза. Заказчиком транспортных услуг может быть как грузоотправитель, так и грузополучатель. Договор подтверждает то, что доставка груза от отправителя к получателю доверена конкретному перевозчику, а также определяет права и обязанности сторон, условия перевозки и порядок оплаты транспортных услуг. Вместо договора допускается оформление доверенности на перевозку груза, заверенной заказчиком. Например, отправитель или получатель может выписать такую доверенность на имя водителя, являющегося штатным работником организации либо привлечённого со стороны компании-перевозчика.

Дополнительные документы при грузоперевозках

В некоторых случаях основных сопроводительных документов оказывается недостаточно для того, чтобы грузоперевозка считалась законной. Особенности груза могут потребовать оформления дополнительной документации. Сюда можно отнести:

• разрешение на движение по автомобильным дорогам для транспорта, осуществляющего перевозку крупногабаритного или опасного груза;
• свидетельство ДОПОГ (дорожная перевозка опасных грузов), подтверждающее допуск водителя и транспорта к перевозке опасного груза;
• специальные инструкции, описывающие все риски, сопутствующие перевозке конкретного опасного груза и перечисляющие требования для их минимизации;
• свидетельство СПС, допускающее перевозку скоропортящейся продукции;
• лист контрольных проверок температуры груза и воздуха в кузове автомобиля (также для скоропортящихся товаров);
• паспорт безопасности химической продукции, описывающий характеристики химически опасного груза и меры предосторожности при обращении с ним;
• различные сертификаты (пожарной безопасности, радиационного контроля, ветеринарный сертификат, подтверждающий, что перевозимая продукция животного происхождения не заражена возбудителями опасных заболеваний, и др.).

Документы, оформляемые грузоотправителем

Состав документов, предъявляемых грузоотправителем другим участникам перевозки зависит от многих факторов. Рассмотрим только обязательные к оформлению документы в двух различных ситуациях: первая — грузоотправитель доставляет груз самостоятельно, вторая — транспортировку груза осуществляет компания-перевозчик.

В первом случае отправитель должен составить два основных документа:

• Товарно-транспортная накладная либо транспортная накладная совместно с ТОРГ-12. Когда отправители сами доставляют товар, они обычно включают стоимость доставки в итоговую стоимость товара, поэтому делают выбор в пользу ТН и формы ТОРГ-12.
• Путевой лист. Этот документ должен оформлять собственник транспортного средства, на котором перевозится товар.

Теперь разберёмся, какие документы обязан предъявить грузоотправитель работникам транспортной компании, привлечённой к грузоперевозке, а затем — получателю груза:

• Транспортная накладная с формой ТОРГ-12, либо товарно-транспортная накладная.
• Договор перевозки грузов, заключённый между отправителем и транспортной компанией, либо доверенность на перевозку груза, выписанная водителю.
• Поручение экспедитору (документ, в котором прописаны характеристики груза и и инструкции по его перевозке).

К основным документам в обоих случаях могут прилагаться дополнительные, если того требуют особенности перевозимого груза: сертификаты качества, технические паспорта, свидетельства, разрешения и т.д.

Документы, получаемые грузоотправителем при передаче груза перевозчику

Когда грузоотправитель заказывает услуги перевозчика, он также получает на руки специальную документацию от транспортной компании.

• Экспедиторская расписка — документ, подтверждающий факт приёма груза перевозчиком и принятия ответственности за осуществление его перевозки.
• Счёт-фактура или акт выполненных работ, оформленный бухгалтерией перевозчика.
• Кассовый чек и приходный ордер. Необходимы в том случае, если происходит оплата транспортных услуг наличными средствами.